1/
ARCHIVACE DOKLADŮ VZTAHUJÍCÍCH SE K MZDOVÉ A PERSONÁLNÍ AGENDĚ
Vzhledem k tomu, že v archivaci
dokladů v oblasti odměňování zaměstnanců a personální práce došlo od posledního
výkladu k řadě změn, rozhodli jsme se pro Vás udělat ucelený přehled délky
archivace a dokladů, které je třeba pro případnou kontrolu archivovat.
NEMOCENSKÉ POJIŠTĚNÍ
Archivaci v oblasti
nemocenského pojištění řeší § 96 zákona 187/2006 Sb. o NP, který zní:
„Zaměstnavatel je povinen
uschovávat záznamy o skutečnostech uvedených v § 95 po dobu 10 kalendářních
roků následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní předpis
nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací
dobu. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu,
vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci docházky do práce,
včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu. Zaniká-li zaměstnavatel bez
právního nástupce před uplynutím lhůty uvedené ve větě první, je zaměstnavatel
povinen zajistit po tuto dobu úschovu záznamů a sdělit okresní správě sociálního
zabezpečení místo, na kterém budou záznamy uloženy.“
Podle § 95 je třeba uschovávat
tyto údaje:
(1)
Zaměstnavatel je povinen vést evidenci o svých zaměstnancích účastných
pojištění, která musí pro účely pojištění obsahovat tyto údaje:
a) jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, místo
trvalého, popřípadě hlášeného pobytu zaměstnance, den nástupu do zaměstnání a
skončení zaměstnání, druh činnosti zakládající účast na pojištění, údaj o místě
výkonu práce, je-li toto místo trvale v cizině, a o tom, zda je zaměstnanec v
cizině povinně účasten důchodového pojištění, státní občanství, a byl-li
zaměstnanec povinně účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je
jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti nebo za jejího trvání, též
údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle
pojištění…
b) výši sjednaného
(stanoveného) započitatelného příjmu,
c) příjem zaměstnance za
jednotlivá mzdová (výplatní) období a jednotlivé složky započitatelného příjmu
pro stanovení dávek,
d) dobu dočasné pracovní
neschopnosti zaměstnance, dobu karantény, dobu ošetřování člena domácnosti (péče
o dítě ve věku do 10 let), dobu mateřské dovolené a rodičovské dovolené, dobu
vazby, dobu výkonu zabezpečovací detence a výkonu trestu odnětí svobody
zaměstnance a další dny jeho omluvené nepřítomnosti v práci, dny pracovního
volna bez náhrady příjmu, poskytnutých zaměstnanci jeho zaměstnavatelem v
případech, kdy zaměstnanec nemá na pracovní volno nárok, a dny výkonu práce
zaměstnance v pojištěné činnosti v době, v níž má nárok na výplatu nemocenského,
peněžité pomoci v mateřství a ošetřovného,
e) neomluvené pracovní dny
zaměstnance, popřípadě jejich části,
f) záznam, zda zaměstnanec
pobírá starobní, nebo invalidní důchod, a od kdy jej pobírá, plátce tohoto
důchodu, a je-li tento důchod pobírán ze státu, s nímž Česká republika uzavřela
mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení, též záznam o tom, z jakého státu je
tento důchod pobírán a jaký cizozemský nositel pojištění je plátcem důchodu,
g) předcházející orgán, který
prováděl pojištění zaměstnance, pokud jím není okresní správa sociálního
zabezpečení,
h) výši vyměřovacího základu
pro pojistné,
i) název zdravotní
pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn,
j) nepodléhá-li zaměstnanec
nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle tohoto zákona, údaje o jeho povinné
účasti na důchodovém pojištění v cizině.
(2)
Zaměstnavatel je povinen vést o svých zaměstnancích, jejichž zaměstnání jim
nezakládá účast na pojištění, údaje uvedené v odstavci 1 písm. a) až c) s tím,
že údaj o druhu činnosti se týká činnosti, která nezakládá účast na pojištění.
(3) Povinnost uvedená v odstavci 2 platí též pro
zaměstnavatele, který není povinen se přihlásit do registru zaměstnavatelů, a
pro zaměstnavatele, který je z tohoto registru odhlášen.
ZÁVĚR:
výše uvedené údaje je třeba pro účely nemocenského pojištění
archivovat po dobu 10 kalendářních roků, po roce, kterého se týkají.
DŮCHODOVÉ POJIŠTĚNÍ
Archivaci v oblasti důchodového
pojištění řeší § 35a odst. 4 zákona 582/91 Sb. o organizaci a provádění
sociálního zabezpečení, kde se říká:
(4) Zaměstnavatelé jsou
povinni uschovávat
a) stejnopisy evidenčních
listů (§ 38 odst. 5 věta první) vyhotovených v kalendářním roce, kterého se
týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3
kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních
evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly
vyhotoveny,
b) záznamy o skutečnostech
vedených v evidenci podle § 37 odst. 1 písm. h) (tj. údaje o společnících,
členech statutárních orgánů a orgánů družstva za jednotlivé kal. měsíce a
přehled kal. měsíců, za které společnost neodvedla pojistné na SZ) po dobu 6
kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však
po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné
za tento měsíc zaplaceno,
c) záznamy o skutečnostech
vedených v evidenci podle § 37 odst. 1 (tj. obdobné údaje jako jsou výše v § 95
u nemocenského), pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu,
po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají,
d) mzdové listy nebo
účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, včetně
údajů uvedených v § 37 odst. 2 (tj. evidence náhrad za ztrátu na výdělku,
zvláštního příspěvku horníkům a dob uvedených v § 16 odst. 4 písm. a), d) a e),
po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a
jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely
důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10
kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají,
pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy,
které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu; za záznamy o těchto
skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního
vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o
evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.
POZOR: lhůtu pro
archivaci mzdových listů 30 roků doporučujeme brát jako minimální, protože pokud
bude někdo žádat o přiznání důchodu v budoucnu a nebude mít uschována potvrzení
o předchozích dobách důchodového pojištění nebo kopie evidenčních listů, může se
na vás obracet s žádostí o dodatečné potvrzení dob pojištění i po více než 30
letech...
POJISTNÉ NA SOCIÁLNÍ ZABEZPEČENÍ
Archivaci záznamů o údajích
potřebných pro stanovení a odvod pojistného na SZ řeší § 22c zákona 589/92 Sb. o
pojistném na SZ, kde se říká:
Účetní záznamy o údajích
potřebných pro stanovení a odvod pojistného jsou plátci pojistného povinni
uschovávat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se
týkají.
V zákonu se neříká, o které
„účetní záznamy“ se jedná. Podle našeho názoru by se mělo jednat především o
přehledy o výši vyměřovacích základů a výši pojistného předkládané podle § 9
zákona a dále o mzdové listy jednotlivých zaměstnanců.
Na délku archivace těchto
dokladů navazuje i promlčení pojistného, kde se podle § 18 odst. 1 „právo
předepsat dlužné pojistné promlčuje za 10 let ode dne splatnosti. Byl-li
proveden úkon ke zjištění výše pojistného nebo jeho vyměření, plyne nová
promlčecí lhůta ode dne, kdy se o tom plátce pojistného dozvěděl.“
ZDRAVOTNÍ POJIŠTĚNÍ
Archivace údajů o pojistném na
VZP není v zákonu 48/97 Sb. o veřejném zdravotním pojištění ani v zákonu 592/92
Sb. o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění samostatně řešena, ale vyplývá
z § 16 zákona 592/92 Sb. o VZP, který řeší promlčení pojistného takto:
Právo předepsat dlužné
pojistné se promlčujeza 10 let ode dne splatnosti. Byl-li
proveden úkon ke zjištění výše pojistného nebo jeho vyměření, plyne nová
promlčecí lhůta ode dne, kdy se o tom plátce pojistného dozvěděl. Právo vymáhat
pojistné se promlčuje ve lhůtě 10 let od právní moci platebního výměru, jímž
bylo vyměřeno.
Ze znění § 16 vyplývá, že
archivace dokladů pro výpočet výše pojistného na VZP by měla činit rovněž
10 let ode dne splatnosti pojistného. Stejných 10 let se v zákonu 592/92 Sb.
o VZP objevuje i v § 14, který řeší přeplatek pojistného takto:
Nárok na vrácení přeplatku
se promlčuje za 10 let od uplynutí kalendářního roku, v němž vznikl.
POJISTNÉ NA DŮCHODOVÉ SPOŘENÍ
I přesto, že pojistné na
důchodové spoření (II. pilíř) by mělo být do konce roku 2015 zrušeno, bude třeba
i tyto doklady archivovat. V zákonu 426/2011 Sb. o důchodovém spoření ani
v zákonu 397/2012 Sb. o pojistném na důchodové spoření není archivace těchto
údajů řešena. Vzhledem k tomu, že se jedná o údaje potřebné pro účely
důchodového pojištění, měla by být doba archivace stejná jako u mzdových listů,
tj. 30 let následujících po roce, kterého se týkají.
Pro archivaci přehledů o výši
vyměřovacích základů a výši pojistného na důchodové spoření by se měla použít
stejná doba, jako je pro archivaci u pojistného na SZ, tj. 10 kalendářních
roků následujících po roce, kterého se týkají. Tuto dobu odvozujeme od § 4
odst. 2 zákona 397/2012 Sb. o pojistném na důchodové spoření, kde se říká, že
dílčím základem pojistného je součet vyměřovacích základů pro pojistné na
důchodové pojištění a ta je 10 roků.
DANĚ
Z PŘÍJMŮ
Podle § 97 odst. 5 zákona
280/2009 Sb., daňového řádu je daňový subjekt povinen uchovávat záznamy,
evidence a doklady, na které se vztahuje záznamní povinnost až do uplynutí lhůty
pro stanovení daně, k níž se vztahují. Podle § 148 odst. 1 téhož zákona nelze
daň stanovit po uplynutí lhůty pro stanovení daně, která činí 3 roky. Lhůta
pro stanovení daně počne běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného
daňového tvrzení, nebo v němž se stala daň splatnou, aniž by zde byla současně
povinnost podat řádné daňové tvrzení.
Lhůtu pro stanovení daně a tím
i lhůtu pro povinnost uchovávat příslušné doklady může prodloužit např. přijetí
investiční pobídky, uplatnění daňové ztráty, finanční leasing a nesplnění
podmínky pokračování v činnosti zemědělského podnikatele (viz § 38r zákona o
daních z příjmů).
Obecné lhůty pro uchování
dokladů prodlužuje rovněž doba odpisování majetku, protože po celou dobu
odpisování musíte být schopni prokázat pořizovací cenu tohoto majetku.
Daň z přidané hodnoty
Podle § 35 odst.2
zákona o dani z přidané hodnoty (DPH) se daňové doklady uchovávají po
dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
„Daňový doklad“ je terminus technicus používaný pouze pro daňové doklady ve
smyslu § 26 a násl. zákona o DPH. Takže
daňovým dokladem může být při naší práci např. účet za ubytování v hotelu
(jízdenka, doklad o parkovném apod.) na pracovní cestě, z kterého byl uplatněn
odpočet DPH. Archivační doba je v těchto případech vždy 10 letod konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo,
protože se jedná o daňový doklad.
Zákon o účetnictví
V § 31 a § 32 zákona 563/91
Sb. o účetnictví se řeší uchovávání účetních dokladů takto:
§ 31 (1) Účetní jednotky jsou povinny
uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v
odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi
zvláštní právní předpisy. (2) Účetní záznamy se uschovávají, pokud v § 32 není stanoveno jinak,
a) účetní závěrka a
výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se
týkají,
b) účetní doklady, účetní
knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let
počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
c) účetní záznamy, kterými
účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (§ 33), po dobu 5 let počínajících
koncem účetního období, kterého se týkají.
(3) Povinnosti spojené s
uschováním účetních záznamů, jakož i povinnosti podle § 33 odst. 3 přecházejí u
účetních jednotek uvedených v
a) § 1 odst. 2 písm. a) až c)
na právního nástupce této účetní jednotky, a není-li ho, na likvidátora či
insolvenčního správce nebo jinou osobu podle zvláštních právních předpisů,
b) § 1 odst. 2 písm. d) až h)
v případě úmrtí na dědice, převezme-li věci, práva či jiné majetkové hodnoty,
náležející k účetní jednotce; připadne-li dědictví nebo jeho část zahrnující
věci, práva či jiné majetkové hodnoty, které náleží k účetní jednotce, státu,
přecházejí uvedené povinnosti na příslušnou organizační složku státu, která
vyrozumí státní archiv.
(4) V případech, které nejsou
uvedeny v odstavci 3, je povinna účetní jednotka podle § 1 odst. 2 písm. a) a c)
před svým zánikem a účetní jednotka podle § 1 odst. 2 písm. b), d) až l) před
zánikem povinnosti vést účetnictví zajistit povinnosti spojené s uschováním
účetních záznamů a o způsobu tohoto zajištění prokazatelně informovat státní
archiv.
§ 32 (1) Použijí-li účetní jednotky
účetní záznamy i pro jiný účel než uvedený v § 31 odst. 1, a to zejména pro
účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti,
správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru
archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního
zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany
autorských práv, postupují po uplynutí dob úschovy uvedených v § 31 odst. 2
dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené
účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům,
platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně.
(2) Účetní jednotka může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, daňové
doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů.
Takto použitá dokumentace musí splňovat požadavky kladené tímto zákonem na
účetní záznamy. Tuto dokumentaci uschovávají účetní jednotky po dobu stanovenou
v § 31 odst. 2 podle toho, jakou funkci plní při vedení účetnictví, nejde-li o
případ podle odstavce 1.
(3) Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší než lhůta podle § 31
odst. 2, uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po
kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá; pokud se účetní záznam vztahuje k
nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku ve lhůtě podle § 31 odst. 2,
uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období
následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke
splnění závazku.
Závěr:
vzhledem k tomu, že různé doklady jsou používány i k jiným účelům než jen k
vedení účetnictví, upravuje jejich úschovu celá řada právních předpisů. Jejich
vzájemná neprovázanost může činit potíže při rozhodování o postupu při nakládání
s účetními záznamy.Jestliže
jednotlivé zákony stanoví pro konkrétní účetní záznamy rozdílnou dobu úschovy,
doporučujeme postupovat podle toho zákona, který stanoví nejdelší dobu úschovy.
Např. účetní záznam o odvodu pojistného na SZ (nebo pojistného na VZP) by se měl
podle § 31 zákona o účetnictví uschovávat 5 let od konce účetního období,
kterého se týká, ale podle § 22c zákona o pojistném na SZ by se měl tento záznam
uschovávat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého
se týká.
Takže doporučujeme se skartací účetních dokladů nikam nespěchat...
SRÁŽKY
ZE MZDY
Archivační doby dokladů
týkajících se srážek ze mzdy upravuje zákoník práce (§ 150 ZP) a zaměstnavatel
je musí archivovat po stejnou dobu jako ostatní údaje a doklady týkající se mzdy
nebo platu. Vzhledem k tomu, že doklady týkající se mzdy nebo platu by se měly
archivovat 10 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají (viz
níže), měla by stejná lhůta platit i pro archivaci dokladů týkajících se srážek
ze mzdy. K archivaci těchto dokladů se ale objevil i názor, že by se měly
archivovat stejně jako mzdové listy, tj. po dobu 30 let po roce, kdy byla
provedena příslušná srážka...
PRACOVNĚPRÁVNÍ DOKUMENTY
Zákoník práce nemá nikde
uvedenou lhůtu pro archivaci pracovněprávních dokumentů, kterými jsou např.
pracovní smlouva, mzdový nebo platový výměr, doklad na jehož základě byl skončen
pracovní poměr, kopie zápočtového listu apod. Při archivaci těchto dokumentů
proto musíme vycházet z jiných zákonů, např. ze zákona o nemocenském pojištění,
kde se v § 96 říká, že za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují
doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci
docházky do práce, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu. Lhůta pro
archivaci těchto skutečností je v zákonu 187/2006 Sb. o nemocenském pojištění
stanovena na 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.
Tyto dokumenty budou založeny v osobním spise zaměstnance, který je
zaměstnavatel oprávněn vést podle § 312 ZP.
ZÁVĚR K ARCHIVACI:
Pokud budete přesvědčeni, že u
konkrétního dokladu již uplynuly všechny výše uvedené lhůty pro jeho uchovávání
a hodláte přistoupit k jeho skartaci, doporučujeme ještě nahlédnout do zákona č.
499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě…
