1/ ZMĚNY V ZÁKONU O NEMOCENSKÉM POJIŠTĚNÍ - eNeschopenky
V minulém čísle informačního servisu jsme Vám informovali o „konečném termínu“ pro zavedení e-neschopenek, které byly do zákona 187/2006 Sb. o nemocenském pojištění (dále jen NP) vloženy zákonem 164/2019 Sb.s účinností od 1. ledna 2020. Změny se týkají hlavně předkládání dočasných pracovních neschopností lékařem na OSSZ a zaměstnavatelům v elektronické podobě (eNeschopenky). Do doby nabytí účinnosti těchto změn budou zaměstnanci nadále předkládat zaměstnavatelům potvrzení o vzniku, trvání a ukončení pracovní neschopnosti, tak jako doposud v papírové formě. Zavedení e-neschopenek, kterou se informace o vzniku, trvání a ukončení pracovní neschopnosti budou předávat OSSZ a od nich potom zaměstnavatelům elektronicky, je stanovena až od 1. 1. 2020. K zavedení eNeschopenek jsou na stránkách České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ) https://www.cssz.cz/web/eneschopenka uvedeny informace pro ošetřující lékaře, zaměstnavatele a tvůrce softwaru. Vzhledem k tomu, že nás zajímají zejména informace pro zaměstnavatele, přetiskujeme v nekrácené podobě to, co je na stránkách ČSSZ pro ně uvedeno k datu 16. srpna 2019.
Hlavní změny a nové povinnosti týkající se zaměstnavatele
Zaměstnavatel již nebude přijímat doklady potřebné k výplatě dávky nemocenského od pojištěnce, kterému je předával ošetřující lékař, a dále je předávat Okresní správě sociálního zabezpečení.
Po 14 dnech trvání neschopnosti je zaměstnavatel povinen zaslat ČSSZ přílohu k žádosti o dávku, a to v elektronické formě (papírový tiskopis bude možno použít pouze v případě technického výpadku, tiskopis bude distribuován stejně, jako tomu bylo doposud).
Do přílohy k žádosti o dávku bude zaměstnavatel nově uvádět informaci, kam je zaměstnanci vyplácena mzda nebo plat (stejným způsobem se zpravidla bude zaměstnanci vyplácet nemocenské).
Při skončení dočasné pracovní neschopnosti bude zaměstnavatel zasílat hlášení s údaji potřebnými pro výplatu poslední dávky nemocenského.
Možnosti zaměstnavatele pro zjištění dočasné pracovní neschopnosti svého zaměstnance
Pro zaměstnavatele se již nebude vystavovat žádný díl rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti. I nadále zůstane povinností pojištěnce, aby o své dočasné pracovní neschopnosti neprodleně informoval svého zaměstnavatele (např. telefonicky, mailem).
Zaměstnavatel bude mít také k dispozici služby pro ověření či stažení údajů o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců a na vyžádání mu o nich budou z ČSSZ odesílány notifikace.
Služby pro zaměstnavatele k ověření dočasných pracovních neschopností svých zaměstnanců
Zaměstnavatel bude mít k dispozici po přihlášení na ePortálu ČSSZ služby, které mu poskytnou detailní informace k dočasné pracovní neschopnosti každého zaměstnance i souhrnný přehled všech práce neschopných zaměstnanců. Výstup s detailními informacemi o jednotlivém případu dočasné pracovní neschopnosti bude možné uložit jako PDF soubor podepsaný elektronickou pečetí.
Ke službám ePortálu ČSSZ se lze přihlásit buď pomocí systému datových schránek, nebo prostřednictvím jakéhokoliv prostředku v rámci Národní identitní autority, tzn. eOP nebo Jméno, heslo, SMS. K využívání služeb ePortálu může rovněž zaměstnavatel pověřit svého zaměstnance či jinou fyzickou nebo právnickou osobu. Učinit tak může za pomocí k tomu určených služeb ePortálu (pro přihlášené klienty), případně interaktivních tiskopisů. Pověřené fyzické osoby pak mohou ke službám přistupovat prostřednictvím svých přihlašovacích údajů ke své datové schránce nebo prostřednictvím NIA (eOP, uživatelský účet – Jméno, heslo, SMS). V případě pověření právnické osoby je třeba, aby tato sdělila OSSZ/ČSSZ fyzickou osobu, která za ni bude jednat. Důvodem je to, že služby ePortálu může za jiný subjekt využívat výhradně fyzická osoba (nikoliv právnická).
Možnost zasílání notifikací s informacemi o pracovní neschopnosti svých zaměstnanců
Zaměstnavatel bude mít možnost prostřednictvím ePortálu ČSSZ podat žádost o zasílání notifikací o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců. Notifikace o vzniku, trvání a ukončení dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance budou zasílány do určených datových schránek a/nebo na určené e-mailové adresy, které zaměstnavatel uvede ve své žádosti.
Notifikace zasílané do datové schránky budou obsahovat údaje o zaměstnanci a jeho dočasné pracovní neschopnosti ve formě PDF souboru i XML souboru pro případné automatizované zpracování.
Notifikace zasílané do e-mailové schránky budou obsahovat pouze obecné upozornění, že prostřednictvím služeb ePortálu jsou pro zaměstnavatele dostupné nové informace.
Prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance bude zaměstnavateli zasílána do datové schránky v okamžiku doručení hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ – půjde o informativní zprávu zatím neověřenou v systémech ČSSZ, že u zaměstnance dotyčného zaměstnavatele lékař uznal pracovní neschopnost. Cílem je co nejrychlejší upozornění zaměstnavatele, zaslání ověřené notifikace pak bude následovat po zpracování podání na straně ČSSZ.
Služby pro zaměstnavatele, který chce s eNeschopenkami pracovat přímo ve svém softwaru
Bude zřízena nová služba „Data zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti“ typu dotaz – odpověď, která bude fungovat přes kanál VREP (APEP), tj. kanál provozovaný již v současnosti pro příjem elektronických podání od zaměstnavatelů. Tato služba umožní si průběžně automatizovaně stahovat do mzdového či personálního softwaru informace o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců. Obdobně bude možné tyto informace stahovat i prostřednictvím systému datových schránek. Způsob zapracování do SW zaměstnavatele pak záleží na jeho dodavateli. ČSSZ poskytuje dodavatelům SW pro zaměstnavatele podporu a spolupráci.
Kde poradí
S případnými dotazy se zaměstnavatelé/účetní mohou obracet na příslušnou OSSZ.
Nejčastější dotazy k e-Neschopence
Jak se zaměstnavatel dozví o vzniku pracovní neschopnosti svého zaměstnance?
Stejně jako dosud musí o překážce zaměstnavatele neprodleně informovat zaměstnanec (telefonicky, emailem, SMS). Pokud si zaměstnavatel aktivuje notifikační službu prostřednictvím ePortálu ČSSZ, budou mu přicházet automatická hlášení - po vystavení neschopenky mu přijde online (v řádech minut) informace do datové schránky, pokud ji nemá, přijde mu email, že má novou zprávu na ePortálu ČSSZ. Obdobně bude informován při každém rozhodnutí lékaře o trvání a o ukončení neschopenky.
Budou notifikace zasílány automaticky?
Zaměstnavatel si bude notifikační službu aktivovat prostřednictvím ePortálu ČSSZ, zvolí datovou schránku, příp. zadá email. Pro přístup na ePortál ČSSZ může použít autentizaci buď pomocí systému datových schránek, nebo prostřednictvím jakéhokoliv prostředku v rámci Národní identitní autority, tzn. eOP nebo Jméno, heslo, SMS. Po aktivaci budou notifikace zasílány automaticky.
Jak se změní povinnosti zaměstnavatele?
Zaměstnavatel musí nově povinně elektronicky po 14 dnech trvání neschopenky (a při ukončení) zaslat ČSSZ přílohu k žádosti o dávku – do této přílohy bude nově uvádět informaci, kam je vyplácena zaměstnanci mzda nebo plat (kam má být zaměstnanci vyplacena dávka). Naopak odpadne zasílání papírové žádosti o dávku, která putuje od lékaře přes zaměstnance a zaměstnavatele na OSSZ.
Je možné již nyní požádat o zasílání notifikací o DPN našich zaměstnanců? Případně, kdy bude tato služba spuštěna?
Zasílání notifikací na základě žádosti zaměstnavatele bude spuštěno až od 1. 1. 2020 v návaznosti na elektronické zasílání rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti (tzv. eNeschopenky). Podání žádosti o notifikace bude možné od prosince 2019. Již nyní má však zaměstnavatel možnost sám prostřednictvím ePortálu ČSSZ nahlížet na zaměstnance, kteří jsou v pracovní neschopnosti, a to pomocí služby Informace o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance.
Jaký bude postup dokládání pracovních neschopností zaměstnanců, které nastanou na území jiných států EU?
V těchto případech budou našim pojištěncům vystaveny doklady o pracovní neschopnosti v zahraničí, podle právní úpravy v dotčeném členském státu (tj. v papírové podobě).
Nově bude platit, že číslo účtu, na který má být zasíláno nemocenské, sděluje zaměstnavatel (jde o platební údaje podle kterých je zaměstnanci vyplácena mzda). Jakým způsobem a v které fázi má být toto hlášení realizováno?
Podle § 97 odst. 2 zákona o nemocenském pojištění ve znění od 1. 1. 2020 zasílá zaměstnavatel podklady pro výpočet nemocenského a údaje o způsobu výplaty mzdy, platu nebo odměny na OSSZ neprodleně po uplynutí prvních 14 dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti, a to v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou okresní správou sociálního zabezpečení. K tomuto účelu bude doplněn tiskopis „Příloha k žádosti o dávku“ (kterým se zasílají mj. údaje o vyměřovacím základu pojištěnce pro výpočet dávek nemocenského pojištění).
Jak se liší postup při výplatě dávky, pokud bude na tiskopisu „Příloha k žádosti o dávku“ v části j) vybrána možnost „na účet v ČR“ nebo „na adresu“ (pouze adresa ČR?), bude se dávka vždy vyplácet automaticky stejným způsobem?
V případě že zaměstnavatel uvede možnost „na účet v ČR“ nebo na „adresu v ČR“, bude OSSZ pojištěnci vyplácet nemocenské stejným způsobem, jaký uvedl zaměstnavatel a pojištěnec nebude muset vůči OSSZ způsob výplaty sdělovat.
V případě, že bude vybrána možnost „v hotovosti“, bude muset určit způsob výplaty a informovat o něm OSSZ sám pojištěnec. Ke sdělení způsobu výplaty může pojištěnec využít tiskopis „Žádost o změnu způsobu výplaty při dočasné pracovní neschopnosti“ anebo může zaslat sdělení o vybraném způsobu prostřednictvím datové schránky anebo písemně poštou.
Pokud je mzda standardně vyplácena prostřednictvím držitele poštovní licence do ciziny nebo do ciziny na účet jiného peněžního ústavu než banky, tj. zaměstnavatel vyplácí mzdu jiným způsobem, než těmi co jsou uvedeny v písm. j), neoznačí na tiskopisu žádný ze způsobů výplaty mzdy a o této skutečnosti informuje příslušnou OSSZ pomocí kolonky pod písm. k) - Další sdělení. Následný postup je obdobný jako u výplaty mzdy v hotovosti, OSSZ vyzve pojištěnce, aby určil způsob výplaty nemocenského.
Jak bude zaměstnavatel postupovat u nemoci zaměstnance v ochranné lhůtě po skončení zaměstnání?
OSSZ i v tomto případě bude od zaměstnavatele potřebovat tiskopis „Příloha k žádosti o dávku“, proto sama vyzve bývalého zaměstnavatele k jeho doložení.
U zaměstnání malého rozsahu se zaměstnanec přihlašuje k pojištění až do 20. dne měsíce následujícího po zúčtování příjmu zakládajícího účast na nemocenském pojištění. Mění se tato lhůta po zavedení eNeschopenek?
Jde o zaměstnance, jehož zaměstnání je zaměstnáním malého rozsahu a zaměstnance činného na základě dohody o provedení práce. Právní úprava se zde věcně nemění, platí, že pokud tento zaměstnanec uplatnil nárok na výplatu dávky a zaměstnavatel ještě den nástupu tohoto zaměstnance do zaměstnání neoznámil, učiní zaměstnavatel toto oznámení současně s předáním podkladů a údajů pro nemocenské podle § 97 odst. 2 ZNP.
Jak budou zasílány podklady pro srážky z dávek nemocenského pojištění (např. kopie exekučních rozhodnutí)?
Tyto doklady bude možné zasílat stejně jako dosud, tj. v elektronické podobě jako přílohu k formuláři „Příloha k žádosti o dávku“ nebo do datové schránky příslušné OSSZ, nebo poštou v listinné podobě.
Podle našeho názoru by měl být postup od 1. 1. 2020 tento:
Lékař vystaví doklad o vzniku dočasné pracovní neschopnosti, který elektronicky odešle na OSSZ a v tištěné podobě vydá zaměstnanci průkaz dočasně práce neschopného pojištěnce.
Zaměstnanec by měl neprodleně informovat zaměstnavatele o překážce v práci (osobně, telefonicky nebo emailem).
Pokud si zaměstnavatel aktivuje notifikační službu na ePortálu ČSSZ (což doporučujeme), bude mu po vzniku pracovní neschopnosti zaměstnance zaslána do datové schránky online informace, že má novou zprávu na ePortálu. Obdobně bude informován o každém rozhodnutí lékaře o trvání pracovní neschopnosti nebo o jejím ukončení.
Po 14 dnech trvání PN pošle zaměstnavatel OSSZ elektronicky přílohu k žádosti o dávku, kde nově uvede, jakým způsobem je zaměstnanci vyplácena mzda (účet nebo hotovost).
Po ukončení PN by měl zaměstnavatel opět elektronicky poslat na OSSZ přílohu k žádosti s údaji, zda zaměstnanec pracoval či nepracoval poslední den ukončení PN???
Problematiku eNeschopenek budeme průběžně sledovat a pokud se objeví nové informace, zařadíme je některého z dalších čísel informačního servisu.
