Vzhledem k tomu, že v archivaci dokladů v oblasti odměňování zaměstnanců došlo od posledního výkladu ke změnám, přinášíme vám aktuální informace.
NEMOCENSKÉ POJIŠTĚNÍ
Archivaci v oblasti nemocenského pojištění řeší § 96 zákona 187/2006 Sb. o NP, který zní: „Zaměstnavatel je povinen uschovávat záznamy o skutečnostech uvedených v § 95 po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci docházky do práce, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu. Zaměstnavatel je dále povinen po dobu uvedenou ve větě první uschovávat originály žádostí svých zaměstnaných osob, jde-li o dávky podle § 4 písm. b) až f), a dalších podkladů, jejichž kopie předal okresní správě sociálního zabezpečení postupem podle § 97 odst. 1 věty druhé. Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím lhůty uvedené ve větě první, je zaměstnavatel povinen zajistit po tuto dobu úschovu záznamů a sdělit okresní správě sociálního zabezpečení místo, na kterém budou záznamy uloženy.“
Podle § 95 je třeba uschovávat tyto údaje: (1) Zaměstnavatel je povinen vést evidenci o svých zaměstnancích účastných pojištění, která musí pro účely pojištění obsahovat tyto údaje: a) jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, místo trvalého, popřípadě hlášeného pobytu zaměstnance, den nástupu do zaměstnání a skončení doby zaměstnání, druh činnosti zakládající účast na pojištění, údaj o místě výkonu práce, je-li toto místo trvale v cizině, a o tom, zda je zaměstnanec v cizině povinně účasten důchodového pojištění, státní občanství, a byl-li zaměstnanec povinně účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti nebo za jejího trvání, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění, a u smluvního zaměstnance též identifikační údaje jeho zahraničního zaměstnavatele, jakož i den zahájení a den skončení výkonu práce smluvního zaměstnance na území České republiky, b) výši sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu, c) výši započitatelného příjmu za jednotlivá mzdová (výplatní) období, d) dobu dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance a dobu karantény, které spadají do doby zaměstnání, dobu ošetřování fyzické osoby v případech uvedených v § 39 (péče o dítě ve věku do 10 let), dobu poskytování dlouhodobé péče, dobu mateřské dovolené a rodičovské dovolené, dobu vazby, dobu výkonu zabezpečovací detence a výkonu trestu odnětí svobody zaměstnance a další dny jeho omluvené nepřítomnosti v práci, dny pracovního volna bez náhrady příjmu, poskytnutých zaměstnanci jeho zaměstnavatelem v případech, kdy zaměstnanec nemá na pracovní volno nárok, a dny výkonu práce zaměstnance v pojištěné činnosti v době, v níž má nárok na výplatu nemocenského, peněžité pomoci v mateřství, otcovské, ošetřovného a dlouhodobého ošetřovného, e) neomluvené pracovní dny zaměstnance, popřípadě jejich části, f) záznam, zda zaměstnanec pobírá starobní nebo invalidní důchod, a od kdy jej pobírá, plátce tohoto důchodu, a je-li tento důchod pobírán ze státu, s nímž Česká republika uzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení, též záznam o tom, z jakého státu je tento důchod pobírán a jaký cizozemský nositel pojištění je plátcem důchodu, g) předcházející orgán, který prováděl pojištění zaměstnance, pokud jím není okresní správa sociálního zabezpečení, h) výši vyměřovacího základu pro pojistné, i) název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn, j) nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle tohoto zákona, údaje o jeho povinné účasti na důchodovém pojištění v cizině. (2) Zaměstnavatel je povinen vést o svých zaměstnancích, jejichž zaměstnání jim nezakládá účast na pojištění, údaje uvedené v odstavci 1 písm. a) až c) s tím, že údaj o druhu činnosti se týká činnosti, která nezakládá účast na pojištění. (3) Povinnost uvedená v odstavci 2 platí též pro zaměstnavatele, který není povinen se přihlásit do registru zaměstnavatelů, a pro zaměstnavatele, který je z tohoto registru odhlášen.
ZÁVĚR: výše uvedené údaje je třeba pro účely nemocenského pojištění archivovat po dobu 10 kalendářních roků, po roce, kterého se týkají.
DŮCHODOVÉ POJIŠTĚNÍ
Archivaci v oblasti důchodového pojištění řeší § 35a odst. 4 zákona 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, kde se říká: „(4) Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat a)stejnopisy evidenčních listů (§ 38 odst. 5 věta první) vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních rokůpo roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny, b) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 1 písm. h) (tj. údaje o společnících, členech statutárních orgánů a dozorčí rady za jednotlivé kal. měsíce a přehled kal. měsíců, za které společnost neodvedla pojistné na SZ; obdobně platí i pro družstvo) po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno, c) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 1 (tj. obdobné údaje jako jsou výše v § 95 u nemocenského), pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, d)mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, včetně údajů uvedených v § 37 odst. 2 až 4 (tj. evidence náhrad za ztrátu na výdělku, zvláštního příspěvku horníkům a dob uvedených v § 16 odst. 4 písm. a), d) a e), evidenci zaměstnanců v hornictví se stálým pracovištěm pod zemí v hlubinných dolech, a evidenci zaměstnanců, kteří vykonávají práce člena výjezdové skupiny zdravotnické záchranné služby, operátora zdravotnického operačního střediska a pomocného operačního střediska zdravotnické záchranné služby a záchranáře horské služby nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku), po dobu 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají,
pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu; za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.
POJISTNÉ NA SOCIÁLNÍ ZABEZPEČENÍ
Archivaci záznamů o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného na SZ řeší § 22c zákona 589/1992 Sb. o pojistném na SZ, kde se říká: „Účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného jsou plátci pojistného povinni uschovávat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. To platí obdobně pro úschovu dokladů potřebných ke stanovení slevy na pojistném.“
V zákonu se neříká, o které „účetní záznamy“ se jedná. Podle našeho názoru by se mělo jednat především o přehledy o výši vyměřovacích základů a výši pojistného předkládané podle § 9 zákona a dále o mzdové listy jednotlivých zaměstnanců.
Na délku archivace těchto dokladů navazuje i promlčení pojistného, kde se podle § 18 odst. 1 „právo předepsat dlužné pojistné promlčuje za 10 let ode dne splatnosti. Byl-li proveden úkon ke zjištění výše pojistného nebo jeho vyměření, plyne nová promlčecí lhůta ode dne, kdy se o tom plátce pojistného dozvěděl.“
ZDRAVOTNÍ POJIŠTĚNÍ
Archivace údajů o pojistném na VZP není v zákonu 48/1997 Sb. o veřejném zdravotním pojištění ani v zákonu 592/1992 Sb. o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění samostatně řešena, ale vyplývá z § 16 zákona 592/1992 Sb. o VZP, který řeší promlčení pojistného takto: „Právo předepsat dlužné pojistné se promlčujeza 10 let ode dne splatnosti. Byl-li proveden úkon ke zjištění výše pojistného nebo jeho vyměření, plyne nová promlčecí lhůta ode dne, kdy se o tom plátce pojistného dozvěděl. Právo vymáhat pojistné se promlčuje ve lhůtě 10 let od právní moci platebního výměru, jímž bylo vyměřeno. Promlčecí lhůta neběží po dobu řízení u soudu.“
Ze znění § 16 vyplývá, že archivace dokladů pro výpočet výše pojistného na VZP by měla činit rovněž 10 let ode dne splatnosti pojistného. Stejných 10 let se v zákonu 592/1992 Sb. o VZP objevuje i v § 14, který řeší přeplatek pojistného takto: „Nárok na vrácení přeplatku se promlčuje za 10 let od uplynutí kalendářního roku, v němž vznikl.“
POJISTNÉ NA DŮCHODOVÉ SPOŘENÍ
Pro archivaci přehledů o výši vyměřovacích základů a výši pojistného na důchodové spoření by se měla použít stejná doba, jako je pro archivaci u pojistného na SZ, tj. 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Tuto dobu odvozujeme od § 4 odst. 2 zákona 397/2012 Sb. o pojistném na důchodové spoření, kde se říká, že dílčím základem pojistného je součet vyměřovacích základů pro pojistné na důchodové pojištění a ta je 10 roků.
DANĚ Z PŘÍJMŮ
Podle § 97 odst. 5 zákona 280/2009 Sb., daňového řádu je daňový subjekt povinen uchovávat záznamy, evidence a doklady, na které se vztahuje záznamní povinnost až do uplynutí lhůty pro stanovení daně, k níž se vztahují. Podle § 148 odst. 1 téhož zákona nelze daň stanovit po uplynutí lhůty pro stanovení daně, která činí 3 roky. Lhůta pro stanovení daně počne běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v němž se stala daň splatnou, aniž by zde byla současně povinnost podat řádné daňové tvrzení.
Další úpravy lhůty pro stanovení daně jsou obsaženy v následujících odstavcích téhož §148:
„(2) Lhůta pro stanovení daně se prodlužuje o 1 rok, pokud v posledních 12 měsících před uplynutím dosavadní lhůty pro stanovení daně došlo k a) podání dodatečného daňového tvrzení nebo oznámení výzvy k podání dodatečného daňového tvrzení, pokud tato výzva vedla k doměření daně, b) oznámení rozhodnutí o stanovení daně, c) zahájení řízení o mimořádném opravném nebo dozorčím prostředku, d) oznámení rozhodnutí ve věci opravného nebo dozorčího prostředku, nebo e) oznámení rozhodnutí o prohlášení nicotnosti rozhodnutí o stanovení daně. (3) Byla-li před uplynutím lhůty pro stanovení daně zahájena daňová kontrola, podáno řádné daňové tvrzení nebo oznámena výzva k podání řádného daňového tvrzení, běží lhůta pro stanovení daně znovu ode dne, kdy byl tento úkon učiněn. (4) Lhůta pro stanovení daně neběží po dobu a) řízení, které je v souvislosti se stanovením daně vedeno před soudem ve správním soudnictví a před Ústavním soudem, b) řízení o otázce, o níž je příslušný rozhodnout soud a která je nezbytná pro správné stanovení daně, c) trestního stíhání pro daňový trestný čin související s touto daní, d) od zmeškání odvolací lhůty proti rozhodnutí o stanovení daně až do oznámení rozhodnutí o jejím navrácení v předešlý stav, e) od marného uplynutí úložní doby až do dne doručení rozhodnutí, kterým je prohlášena neúčinnost doručení rozhodnutí vydaného v nalézacím řízení, nebo f) ode dne odeslání žádosti o mezinárodní spolupráci při správě daní až do dne obdržení odpovědi na tuto žádost nebo do dne odeslání oznámení o ukončení mezinárodní spolupráce při správě daní v dané věci. (5) Lhůta pro stanovení daně končí nejpozději uplynutím 10 let od jejího počátku podle odstavce 1. (6) V důsledku jednání, které bylo předmětem pravomocného rozhodnutí soudu o spáchání daňového trestného činu, lze daň stanovit do konce druhého roku následujícího po roce, v němž nabylo rozhodnutí soudu právní moci, bez ohledu na to, zda již uplynula lhůta pro stanovení daně. (7) Pokud daňový subjekt podá daňové tvrzení a současně tvrzenou daň včetně jejího příslušenství uhradí, je-li toho třeba pro zánik trestnosti daňového trestného činu z důvodu účinné lítosti, lze daň stanovit bez ohledu na to, zda již uplynula lhůta pro stanovení daně.“
Lhůtu pro stanovení daně a tím i lhůtu pro povinnost uchovávat příslušné doklady může prodloužit např. přijetí investiční pobídky, uplatnění daňové ztráty, finanční leasing a nesplnění podmínky pokračování v činnosti zemědělského podnikatele (viz § 38r zákona o daních z příjmů).
Obecné lhůty pro uchování dokladů prodlužuje rovněž doba odpisování majetku, protože po celou dobu odpisování musíte být schopni prokázat pořizovací cenu tohoto majetku.
Daň z přidané hodnoty
Podle § 35 odst. 2 zákona 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty (DPH) se daňové doklady uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. „Daňový doklad“ je terminus technicus používaný pouze pro daňové doklady ve smyslu § 26 a násl. zákona o DPH. Takže daňovým dokladem může být při naší práci např. účet za ubytování v hotelu (jízdenka, doklad o parkovném apod.) na pracovní cestě, z kterého byl uplatněn odpočet DPH. Archivační doba je v těchto případech vždy 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo, protože se jedná o daňový doklad.
Zákon o účetnictví
V § 31 a § 32 zákona 563/1991 Sb. o účetnictví se řeší uchovávání účetních dokladů takto:
§ 31 (1) Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy.
(2) Účetní záznamy se uschovávají, pokud v § 32 není stanoveno jinak, a)účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, b)účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, c)účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (§ 33), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
(3) Povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů, jakož i povinnosti podle § 33 odst. 3 přecházejí u účetních jednotek uvedených v a) § 1 odst. 2 písm. a) až c) na právního nástupce této účetní jednotky, a není-li ho, na likvidátora či insolvenčního správce nebo jinou osobu podle zvláštních právních předpisů, b) § 1 odst. 2 písm. d) až h) v případě úmrtí na dědice, převezme-li věci, práva či jiné majetkové hodnoty, náležející k účetní jednotce; připadne-li dědictví nebo jeho část zahrnující věci, práva či jiné majetkové hodnoty, které náleží k účetní jednotce, státu, přecházejí uvedené povinnosti na příslušnou organizační složku státu, která vyrozumí státní archiv.
(4) V případech, které nejsou uvedeny v odstavci 3, je povinna účetní jednotka podle § 1 odst. 2 písm. a) a c) před svým zánikem a účetní jednotka podle § 1 odst. 2 písm. b), d) až l) před zánikem povinnosti vést účetnictví zajistit povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů a o způsobu tohoto zajištění prokazatelně informovat státní archiv.
§ 32 (1) Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel než uvedený v § 31 odst. 1, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí dob úschovy uvedených v § 31 odst. 2 dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně.
(2) Účetní jednotka může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů. Takto použitá dokumentace musí splňovat požadavky kladené tímto zákonem na účetní záznamy. Tuto dokumentaci uschovávají účetní jednotky po dobu stanovenou v § 31 odst. 2 podle toho, jakou funkci plní při vedení účetnictví, nejde-li o případ podle odstavce 1.
(3) Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší než lhůta podle § 31 odst. 2, uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá; pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku ve lhůtě podle § 31 odst. 2, uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.
(4) Knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949, a účetní závěrku vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedenému podle zvláštních právních předpisů uschovávají účetní jednotky, dokud ministerstvo nedá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k vyřazení těchto písemností.
Závěr: vzhledem k tomu, že různé doklady jsou používány i k jiným účelům, než jen k vedení účetnictví, upravuje jejich úschovu celá řada právních předpisů. Jejich vzájemná neprovázanost může činit potíže při rozhodování o postupu při nakládání s účetními záznamy. Jestliže jednotlivé zákony stanoví pro konkrétní účetní záznamy rozdílnou dobu úschovy, doporučujeme postupovat podle toho zákona, který stanoví nejdelší dobu úschovy.
Např. účetní záznam o odvodu pojistného na SZ (nebo pojistného na VZP) by se měl podle § 31 zákona o účetnictví uschovávat 5 let od konce účetního období, kterého se týká, ale podle § 22c zákona o pojistném na SZ by se měl tento záznam uschovávat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týká.
Takže doporučujeme se skartací účetních dokladů nikam nespěchat...
SRÁŽKY ZE MZDY
Archivační doby dokladů týkajících se srážek ze mzdy upravuje zákoník práce (§ 150) a zaměstnavatel je musí archivovat po stejnou dobu jako ostatní údaje a doklady týkající se mzdy nebo platu. Vzhledem k tomu, že doklady týkající se mzdy nebo platu by se měly archivovat 10 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají (viz níže), měla by stejná lhůta platit i pro archivaci dokladů týkajících se srážek ze mzdy. K archivaci těchto dokladů se ale objevil i názor, že by se měly archivovat stejně jako mzdové listy, tj. po dobu 45 let po roce, kdy byla provedena příslušná srážka...
PRACOVNĚPRÁVNÍ DOKUMENTY
Zákoník práce nemá nikde uvedenou lhůtu pro archivaci pracovněprávních dokumentů, kterými jsou např. pracovní smlouva, mzdový nebo platový výměr, doklad na jehož základě byl skončen pracovní poměr, kopie zápočtového listu apod. Při archivaci těchto dokumentů proto musíme vycházet z jiných zákonů, např. ze zákona o nemocenském pojištění, kde se v § 96 říká, že za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci docházky do práce, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu. Lhůta pro archivaci těchto skutečností je v zákonu 187/2006 Sb. o nemocenském pojištění stanovena na 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Tyto dokumenty budou založeny v osobním spise zaměstnance, který je zaměstnavatel oprávněn vést podle § 312 ZP.
ZÁVĚR K ARCHIVACI:
Pokud budete přesvědčeni, že u konkrétního dokladu již uplynuly všechny výše uvedené lhůty pro jeho uchovávání a hodláte přistoupit k jeho skartaci, doporučujeme ještě nahlédnout do zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě…
