S pojmem vyrovnávací období (VO) se setkáváme v rámci nerovnoměrného rozvržení pracovní doby a v souvislosti s prací přesčas. Pojďme se na tento pojem podívat blíže. Základem nerovnoměrného rozvržení pracovní doby je rozvržení pracovní doby na jednotlivé týdny nerovnoměrně – v některých týdnech více a v některých méně, než je stanovená týdenní pracovní doba (TPD). Nerovnoměrné rozvržení pracovní doby se používá zejména tam, kde je jiná potřeba v práce v jednotlivých obdobích. Typicky, kde je více práce na jaře a na podzim, a v létě a v zimě je jí méně, využije se vyrovnávací období reflektující tuto skutečnost, bude tedy nejspíš v délce 26 týdnů. Zaměstnavatel je povinen přidělovat zaměstnanci práci v rozsahu stanovené nebo kratší TPD v rámci VO. V jiných provozech může být kolísání práce například v rámci 3 nebo 4 měsíců, pak stanovíme VO v odpovídající délce, vždy tak, abychom období, kdy je méně práce a období kdy je více práce měli v rámci jednoho VO.
DÉLKA VYROVNÁVACÍHO OBDOBÍ
VO může mít dle zákoníku práce (ZP) nejvýše 26 týdnů a jen kolektivní smlouva jej může prodloužit na 52 týdnů. Délka VO, respektive jeho horní hranice je stanovena v jednotce týden, nejspíš protože týdenní pracovní doba je taktéž stanovena jako týdenní. Byť více pravidel v zákoníku práce moc nenajdeme.
Délka VO však nemusí být stanovena jen násobkem týdnů (nikde není stanoveno, že musí), lze tak použít i veličinu měsíce. Jeden měsíc je však nevhodný, jako vhodnější varianta pak připadají v úvahu 3, 4 nebo 5 měsíců (6 měsíců bez kolektivní smlouvy již použít nelze, jelikož VO nesmí být delší, než 26 týdnů, a to ani o setinu). Nicméně je zde otázka, jak vlastně je dlouhé VO v délce například 3 měsíce? Měsíce jsou různě dlouhé a každý kvartál taktéž. Zaměstnavatelé by tedy neměli dle našeho názoru stanovovat VO v délce měsíců či kvartálů, jelikož se vystavují značnému riziku sankcí ze strany inspektorátu práce. Zaměstnavatel je totiž povinen rozvrhnout zaměstnanci práci jen na použitelný fond pracovní doby, ani víc, ani míň. A jestliže zde vyvstává otázka, jak je vlastně VO dlouhé, pak nelze s jistotou říct, že jsme došli ke správnému závěru, co se počtu rozvržených hodin týče.
Jen pro představu uvádíme: Pokud se zaměstnavatel rozhodne stanovit VO v násobcích měsíců, musí si uvědomit, že měsíce jsou jinak dlouhé a je třeba je pokaždé převést na jednotku týdne, abychom dokázali zjistit použitelný fond pracovní doby. V případě použití VO v délce 3 měsíce (kvartál) pak za leden až březen bude délka VO vyjádřena jako (31+28+31) / 7= 12,8571429 týdne a použitelný fond pracovní doby při TPD 37,5 hodiny bude 12,8571429 * 37,5 = 482,142857 hodin (což je 482 hodiny a asi 8,5 minuty). Desetinné číslo se na minuty převede násobením číslem 60: 0,142857 * 60 = 8,57142 minuty a to je 8 minut a 34 vteřiny (0,57142 * 60 = 34,2852). V takovémto VO je třeba zaměstnanci rozvrhnout 482 hodin a 8,5 minuty nebrat v úvahu (odchýlení se ve prospěch zaměstnance). Druhý kvartál bude mít fond pracovní doby (30+31+30) / 7 = 13 týdnů * 37,5 hodiny = 487,5 hodin. Třetí kvartál bude mít fond (31+31+30) / 7 = 13,1428571 týdne * 37,5 hodiny = 492,857143 hodin. A konečně čtvrtý kvartál (31+30+31) / 7 = 13,1428571 týdne * 37,5 hodiny = 492,857143 hodin. Na tomto příkladu je dobře vidět, že každé VO má jinou délku (vyjma třetího a čtvrtého).
Protože považujeme stanovování VO v jiných veličinách, než v týdnech jako problematické budeme se dále věnovat jen VO v délce celých násobků týdne.
Délka VO nesmí překročit zákonnou hranici 26 týdnů (nebo v případě kolektivní smlouvy 52), proto nám při využití násobků celých týdnů nebude VO začínat každý rok od 1. 1., ale bude docházet k posunu o pár dní. Ať využíváme jakkoli stanovené VO, jde o období uzavřené – neposuzuje se každých např. 26 týdnů, ale právě jen těch stanovených 26 např. od 1. 1. do 1. 7. 1023. Od 2. 7. začíná další VO, které bude trvat do 30. 12. Od 31. 12. začíná další VO. V roce, který má 365 dní, nám vždy jeden den bude přebývat (52 * 7 = 364) a tím bude docházet k posunu takto stanoveného VO (například bude-li stanoveno na 26 nebo 52 týdnů).
ROZVRH PRACOVNÍ DOBY
V rámci VO musí zaměstnavatel zaměstnanci přidělit takový objem práce, k němuž se zavázal v rámci uzavřené pracovní smlouvy (což stanovuje délka sjednané TPD). Délka VO vyjádřená v týdnech (byť nemusí jít o celé číslo) násobená TPD zaměstnance dává obecný vzorec:
PFPD = TPD * PTVO
Kde:
PFPD = použitelný fond pracovní doby
TPD = týdenní pracovní doba
PTVO = počet týdnů vyrovnávacího období
Tento součin činí fond pracovní doby daného zaměstnance. A daný počet hodin je třeba rozvrhnout v rámci celého VO do harmonogramu směn. Směny nemusejí být rozvrženy rovnoměrně, v každém měsíci i týdnu může být jiný počet směn, mohou být i jinak dlouhé. Důležité je dodržet délku denního odpočinku a odpočinku v týdnu.
Příklad 2: Za předpokladu, že VO zaměstnavatel určil jako násobky týdnů a využil maximální délky (tedy 26) a TPD je 40 hodin / týden, pak v rámci tohoto období je nutné přidělit zaměstnanci práci ve výši 26 * 40 = 1040 hodin.
Pokud zaměstnanec pracuje ve stejně dlouhých směnách, pak k počtu směn, které je třeba na VO naplánovat dojdeme jednoduchým vzorečkem:
PSměn = PFPD / DSměny
Kde:
PFPD = použitelný fond pracovní doby
PSměn = počet směn
DSměn = délka směny
Příklad 3: Je-li délka směny v předchozím příkladu 8 hodin, pak počet směn, jež je nutné naplánovat na toto VO při použitelném fondu pracovní doby 1 040 hodin, je 1 040 / 8 = 130 směn.
Pokud by délka směn nebyla stejná, nelze tento vzoreček použít a jednotlivé směny by se musely postupně nasčítat, až by byl naplněn celý použitelný fond. V tomto případě může dojít k tomu, že počet hodin na celé VO nevyjde přesně na plánované směny a několik hodin, případně i minut, zbude a neutvoří celou směnu. Jak je popsáno dále, lze tyto hodiny doplnit o přesčasové hodiny do celé směny, nebo nařídit směnu v tomto kratším rozsahu nebo je nenařídit. Pokud zaměstnavatel nepřidělí práci v daném rozsahu, jde o překážku na straně zaměstnavatele dle § 208 ZP s povinností poskytnout náhradu mzdy ve výši 100 % průměrného výdělku.
VYROVNÁVACÍ OBDOBÍ U PRÁCE PŘESČAS
I u práce přesčas můžeme sledovat VO v různé délce, nejvíce však také 26 týdnů nebo 52 týdnů s kolektivní smlouvou. I zde jde o období uzavřené, nikoli o průběžné posuzování každých např. 26 týdnů. Nic však nebrání tomu, aby mezi jednotlivými VO byly dny, které do žádného VO nepatří. Například VO v délce 26 týdnů bude od 1. 1. do 1. 7. a další od 2. 7. do 30. 12. Následné VO nemusí začínat ihned 31. 12., pokud tento den není vykonávána žádná práce přesčas a může začít až od 1. 1. následujícího roku.
Co se týká stanovování, co je a co není přesčasová práce, je třeba mít na mysli, že přesčasová práce je práce konaná na příkaz zaměstnavatele nebo s jeho souhlasem nad rámec stanovené TPD a mimo rámec rozvrhu směn. V případě, že máme stanovenouTPD (tedy TPD v délce 40 hodin, 37,5 hodiny nebo 38,75 hodiny) a rozvrhneme všechny směny použitelného fondu, je prací přesčas veškerá práce konaná mimo rozvrh směn. K proplácení přesčasových hodin můžeme přistoupit za každý měsíc.
Příklad 4: zaměstnanec má v rozvrhu směn na měsíc odpracovat 170 hodin, ale ve skutečnosti odpracuje 185 hodin. Počet přesčasových hodin je pak 185–170 = 15. Které proplatíme v následujícím měsíci.
Poněkud složitější je situace v případě kratší TPD. I v tomto případě je totiž prací přesčas až práce nad stanovenou TPD. Navíc těmto zaměstnancům nelze práci přesčas nařídit. A pokud je práce mimo rozvrh směn vykonávána, tak až do rozsahu stanovené TPD jde o hodiny tzv. „nadúvazkové“. Zda došlo k výkonu práce přesčas, tak lze zjistit až za celé VO.
Příklad 5: Zaměstnanec má sjednanou kratší TPD v rozsahu 30 hodin týdně (stanovená TPD je 40 hodin). Zaměstnavatel mu rozvrh pracovní dobu nerovnoměrně a délka VO je 12 týdnů. Zaměstnavatel tedy rozvrhl zaměstnanci 30 * 12 = 360 hodin. Zaměstnanec však v rámci tohoto VO odpracoval 500 hodin. Co je tedy prací přesčas?
V tomto případě je nutné nejprve určit, zda vůbec došlo k výkonu práce přesčas. Použitelný fond pracovní doby činí 40 * 12 = 480 hodin. Protože zaměstnanec odpracoval 500 hodin, je jasné, že 500–480 = 20 hodin je prací přesčasovou. Hodiny v rozmezí 361-480 jsou hodinami nadúvazkovými, za které náleží mzda, nikoli příplatek za přesčas.
Pokud v průběhu VO sledujícího práci přesčas dojde k nástupu nového zaměstnance, je možné jim buď stanovit individuální běh tohoto období od nástupu do práce, nebo jejich první VO posuzovat od nástupu do práce do konce období 26 týdnů, nebo jinak stanoveného VO.
PŘÍKLADY STANOVENÍ FONDU PRACOVNÍ DOBY
Příklad 6: TPD je 37,5 hodiny, VO je 52 týdnů (dáno kolektivní smlouvou), jaký je fond pracovní doby za toto období?Co se stane s 1-2 dny, o které je delší rok než vyrovnávací období?
V tomto případě je fond pracovní doby dán součinem 52 * 37,5 = 1 950 hodin a tento počet hodin je potřeba zaměstnanci rozvrhnout na těchto 52 týdnů. Přebývající 1 den v letošním roce je již součástí dalšího VO. Vyrovnávací období běžně přecházejí z roku na rok a není ani správné tento 1 den řešit samostatně.
Příklad 7: Prodavačky v prodejně potravin mají nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobu 40 hodin týdně s vyrovnávacím obdobím 26 týdnů. Na jednotlivé měsíce mají naplánovaný různý počet hodin, které mají odpracovat. Mzdu mají stanovenou jako měsíční ve výši 25 000 Kč. Jak máme stanovit jejich měsíční mzdu za říjen 2023, když mají naplánováno dle harmonogramu 165 hodin? Co když v tomto měsíci budou navíc čerpat nějakou dovolenou?
Pokud je počet odpracovaných hodin každý měsíc přibližně stejný, lze vyplácet stále stejnou měsíční mzdu. Jsou-li ale v jednotlivých měsících velké rozdíly v počtu naplánovaných hodin pracovní doby, je též možné měsíční mzdu dělit koeficientem pro přepočet průměrného hodinového výdělku na průměrný měsíční výdělek (4,348), tj. podle § 356 odst. 2 zákoníku práce. V takovém případě by byla hodinová hodnota měsíční mzdy stále stejná a například při 40hodinové týdenní pracovní době by se tak měsíční mzda dělila číslem 173,92 (=40*4,348), při 30hodinové číslem 130,44 (=30*4,348), při 37,5hodinové číslem 163,05 (=37,5*4,348). Tedy ve výše uvedeném případě se 40hodinovou TPD by se každý měsíc dělilo 25 000 / 173,92 = 143,75 Kč za hodinu práce. A měsíční mzda se vypočítá jako násobek 143,75 * počet odpracovaných hodin v daném měsíci.
V případě čerpání dovolené potřebujeme zjistit hodinovou hodnotu měsíční mzdy (pokud ji nemáme stanovenou měsíčním koeficientem, viz výše) a tu zjistíme podílem měsíční mzdy a počtu skutečně odpracovaných hodin, tedy 25 000 / 165 = 151,52 Kč. K eventuální práci přesčas se přitom nepřihlíží. Čerpala-li by zaměstnankyně například dva dny dovolené v délce 16 hodin, pak by výpočet vypadal takto:
25 000 / 165 * 149 = 22 576 Kč + 16 hodin dovolené placené průměrným výdělkem.
Pokud by byly směny různě dlouhé, pak za dovolenou se bude odečítat tolik hodin, kolik hodin činila směna naplánovaná na tento den čerpání.
Příklad 8: Zaměstnanci pracují v nerovnoměrně rozložené pracovní době s TPD 38,75 hodin ve směnách dlouhých 8 hodin a 11 hodin. Použitelný fond pracovní doby nám dává násobky celých 8hodinových a celých 11hodinových směn a zbývají 3 hodiny do naplnění fondu. Co s nimi?
To, že jsou směny v rámci jednoho VO různě dlouhé je přípustná situace, to že je v jednotlivých týdnech odpracován různý počet hodin, je také v pořádku. Důležité je, aby za celé vyrovnávací období byl odpracován celkový použitelný fond pracovní doby. Co tedy s oněmi přebývajícími 3 hodinami? Jedna varianta je, je nenařídit a zaměstnanci je proplatit jako překážku na straně zaměstnavatele dle § 208 ZP. A druhá možnost je, je doplnit o přesčasovou práci v délce například 5 hodin a udělat z nich 8hodinovou směnu. Nebo třetí možnost je, je nařídit jako samostatnou 3hodinovou směnu (pokud to provoz a možnosti zaměstnavatele a zaměstnance umožňují). Nelze totiž připustit, aby v průběhu jedné směny začínalo nové vyrovnávací období.
Příklad 9: Zaměstnanec pracuje v nepřetržitém provozu s nerovnoměrně rozvrženou týdenní pracovní dobou a se směnami v délce 12 hodin, týdenní pracovní doba je 37,5 hodiny. V rámci vyrovnávacího období (26 týdnů) musí být naplánováno 975 hodin, což je 81,25 směn. Jak rozvrhnout směny?
V tomto VO bude nutné rozvrhnout 81 celých 12hodinových směn (což dá dohromady 972 hodiny a tím pádem nám chybí ještě 3 hodiny). A protože nové VO nemůže začínat v rámci dne, kdy končí předchozí VO, je možné buď naplánovat 9 přesčasových hodin a přidat 12. směnu nebo tyto 3 hodiny navíc zaplatit jako překážky na straně zaměstnavatele dle § 208 ZP. Případně je lze i nařídit jako 3hodinovou směnu, pokud to provoz dovoluje a zaměstnanec například bydlí blízko, že mu nevadí na tuto krátkou směnu se do práce dostavit.
Závěr:
Zaměstnavatel je povinen stanovit harmonogram směn a též určit vyrovnávací období, kterým mohou být ideálně násobky týdnů, ale i měsíců, dokonce i samotný kalendářní měsíc. Vždy s ohledem na maximální období, kterým je 26týdnů (výjimka 52 týdnů u kolektivní smlouvy). Pokud zaměstnavatel nepřidělí práci v rozsahu stanovené/kratší TDP (v případě zbytkové neúplné směny nebo z důvodu špatného výpočtu potřebných směn), jde o překážku v práci na straně zaměstnavatele – viz § 208 zákoníku práce s náhradou mzdy ve výši průměrného výdělku. V rámci poslední neúplné směny lze rozvrhnout práci přesčas přímo do harmonogramu, nicméně musí být jasně označena. Jedno vyrovnávací období nemůže začínat v den, kdy jiné VO končí (musí jít o dva kalendářní dny). Jednotlivá VO na sebe navazují následujícím kalendářním dnem. Výjimka je u VO u přesčasové práce, kde je možné, aby mezi VO byl/y kalendářní den/dny, pokud v nich není vykonávána práce přesčas. Použitelný fond pracovní doby se vypočítá jako součin TPD a počtu týdnů VO. Při stejně dlouhých směnách lze počet směn vypočítat vydělením použitelného fondu délkou směny. Při různě dlouhých směnách je třeba jednotlivé směny nasčítat, až dosáhneme celkového fondu. Nelze než doporučit v případě zavádění VO, dobře zhodnotit situaci a potřeby organizace, aby výsledné nastavení bylo co nejvíce vhodné a způsobovalo co nejméně komplikací.
